|
УПРАВЛЕНИЕ МАГАЗИНОМ
Автор: Новосёлова Наталия, руководитель проектов КГ «Супер-Розница», бизнес-коуч.
МИНИ-РЕВИЗИИ В ПРОДУКТОВОМ СУПЕРМАРКЕТЕ
http://www.retailclub.ru/manage/236.html
© Новоселова Наталия, ведущий специалист клуба «Супер-Розница» для журнала Управление магазином.
Всем известно, что инвентаризация– один из важнейших бизнес-процессов торгового предприятия и хороший инструмент контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей. Но полная инвентаризация - длительный процесс, связанный, как правило, с приостановкой работы магазина. Такую «роскошь» мы можем себе позволить не более одного-двух раз в год. Что же делать в перерывах? Между сплошными ревизиями можно держать персонал в тонусе проведением мини-ревизий, если, конечно, не переборщить с их количеством.
Какие существуют за и против. Обычно рекомендуют составить календарный план мини-ревизий по товарным группам. На этом часто настаивают менеджеры по закупкам, так как они «замучились заказывать товар в слепую». У них почему-то всегда фактические остатки не соответствуют остаткам по базе данных, если вдруг обнаружился перезаказ товара или наоборот - товара заказали недостаточно. Но на практике может произойти следующее:
• в даты проведения мини-ревизии может не оказаться необходимого количества обученного персонала;
• именно в этот день окажется большой приход именно этой группы товара;
• именно в этот день окажется большой приход других групп товаров;
• параллельно с мини-ревизией ставят задача перепроверить результат предыдущей мини-ревизии – получается слишком большой объем работ и слишком много ошибок;
Вряд ли вы получите желаемый результат от такого подхода к проведению мини-ревизий.
Целесообразнее проводить мини-ревизии тогда, когда для этого появляются необходимые условия:
• выявлены ошибки при приемке или при оприходовании товара; по факту присутствуют минимальные остатки по проверяемым наименованиям;
• в это время в торговом зале минимальное количество покупателей;
• и есть обученный персонал, работающий в нужную смену.
Решение о проведение мини-ревизий должен принимать управляющий магазином на основании служебной записки менеджера по закупкам (если инициатива идет от него) или на основании своего видения текущей ситуации. Участие менеджера товарной группы в проведении проверки результатов мини-ревизии необходимо, так как он как никто другой сможет выявить пересортицу. Кроме того, он сам увидит количество проверяемых наименований, что способствует улучшению качества заказов товара в дальнейшем.
Периодичность проведения мини-ревизий по отдельным видам товара можно утвердить в инструкции. Например, мини-ревизии по весовому товару гастрономического и овощного отделов рекомендуется проводить еженедельно. У персонала этих отделов есть «уникальная» особенность продавать один товар за другой, как правило, более дорогой – как дешевый. Этот вопрос должен контролироваться не только проведением мии-ревизий, но и целенаправленной работой вашей службой безопасности. Мини-ревизии по сигаретам рекомендуется проводить еженедельно или два раза в месяц, в зависимости от количества касс и ночных кассиров. Мини-ревизии по элитному алкоголю проводятся при наименьших остатках совместно со службой безопасности - как правило, за сохранность этой группы сотрудники безопасности отвечают в полном объеме. По товарам «группы риска» - кофе, бритвенные станки, икра – при наименьших остатках или если учетные остатки явно не соответствуют фактическому наличию в зале. Практика показывает, что самое удачное время для проведения мини-ревизий - это ночи с воскресенья по вторник, так как прошли основные продажи текущей недели и менеджеры еще не успели завести товар в магазин на новую неделю. Основанием для проведения мини-ревизии должно быть распоряжение управляющей магазина с указанием ответственных лиц и наименованием товарной группы или отдельных товаров, подлежащих пересчету.
Примерная инструкция проведения мини-ревизии.
1. В ночь с воскресенья на понедельник зав. складом проводит инвентаризацию нужной товарной группы на складе, путем сканирования количества товара на терминал сбора данных (ТСД), Этот товар не подается в торговый зал до следующего утра, до времени получения сличительной ведомости и закрытия результатов.
2. Администратор торгового зала ночью с 4.00 до 8.30 проводит мини- инвентаризацию товара, находящегося в торговом зале в следующем порядке:
а) за отделом, подлежащим пересчету закрепляется самый опытный продавец, для отбора образцов. б) продавцу ставится задача посчитать количество каждой единицы товара, и на образце проставить количество. Образцы с указанным количеством передаются администратору для сканирования на ТСД. При взвешивании весового товара, на листе наклеить маркировки по каждому наименованию товара и передать администратору для сканирования на ТСД.
3. Администратор принимает информацию о товаре на ТСД и утром передает его системному администратору для распечатывания Протокола приемки данных с ТСД.
4. Системный администратор проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.
5. Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения системного администратора.
6. На распечатанном протоколе в строке «Данные собраны» проставляется фамилия администратора, в строке «Данные приняты» - фамилия системного администратора.
7. Системный администратор фиксирует остатки после принятия информации с касс и создает сличительную ведомость.
8. Старший кассир обеспечивает бесперебойную работу кассовых терминалов. Для этого он производит закрытие ночных смен в период с 8.15 до 8.30 и открытие дневной смены в 8.20 при обычном режиме сменности с 9 утра.
9. Расхождения более 5 штук (количество устанавливаете на свое усмотрение) проверяются путем пересчета товара на всех складах и секторах установленными вами сотрудниками. При пересчете в сличительной ведомости ставится фактическое количество товара в графе «Фактические остатки». В конце сличительной ведомости ставится личная подпись проверяющего.
10. После проверки расхождений и внесении изменений в сличительную ведомость системный администратор выводит результат, который отдает на подпись управляющему магазина.
11. Управляющий магазина после подписания Акта передает его на утверждение Генеральному директору.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Проведение инвентаризации
(Отрывок из Книги директора магазина под ред. Сысоевой С., издательство Питер, 2005).
Инвентаризация является необходимой периодической процедурой для любого магазина.
Инвентаризация позволяет определить реальное количество товара в магазине и сравнить его с данными товарного учета. Такое сравнение необходимо, т. к. в магазине неизбежно возникают расхождения. Расхождения возможны по нескольким причинам:
- воровство покупателей;
- административные ошибки (пересортица и пр.);
- естественные причины (для продуктов питания — усушка, утруска);
- воровство персонала.
В большинстве магазинов определен лимит списания недостач товара на административные ошибки и/или естественные причины. Превышение данного лимита согласно договору материальной ответственности компенсирует персонал магазина. В зависимости от принятых в компании внутренних правил компенсация может быть либо полной, либо частичной.
По нашим данным, средним показателем недостач в рознице является показатель в 2 % от выручки за период. Конечно, эта цифра ни в коем случае не является нормативом или целью. Просто это наиболее часто встречающийся показатель. Показатель в 1 % или 0,5 % — большая редкость. Скорее всего, в таком магазине отсутствует воровство покупателей и персонала, а недостачи вызваны исключительно мелкими ошибками, которые свойственны всем. Если этот показатель превысил в вашем магазине 4–5 %, к этому, как показывает практика, скорее всего, причастен персонал (если только нет серьезных огрехов в противокражной системе). Как известно, воровать выгодно, даже если сотрудник участвует в полной компенсации недостач. Время проведения инвентаризации. Инвентаризацию лучше всего проводить в нерабочее время (утром или ночью). Это позволяет без сбоев и без экономического вреда для торгового процесса провести необходимую проверку.
Утренняя инвентаризация должна быть закончена до открытия магазина.
В некоторых случаях — если магазин имеет большой ассортимент товаров (как правило, это супермаркеты или гипермаркеты) или в случае круглосуточной работы магазина, — возникает необходимость проведения инвентаризации в рабочее время, т. к. невозможно провести инвентаризацию всего ассортимента в ночное время и закрыть магазин для этих целей.
Ассортимент для проверки. Необходимо выбрать ассортимент, который будет проверен в ходе инвентаризации.
Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, — зависит от количества наименований товара, площади магазина, количества персонала, участвующего в инвентаризации и степени автоматизации данного процесса:
• маленький или средний магазин — весь ассортимент (полная инвентаризация);
• супермаркет или гипермаркет — часть ассортимента (выборочная инвентаризация). В случае если инвентаризации подвергается не весь ассортимент, определяется количество наименований — такое, чтобы проверяющие сотрудники успели все проверить за выделенное время.
Проверяемый ассортимент должен быть сосредоточен в одной зоне торгового зала. В случае проведения выборочной инвентаризации необходимо определить периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров. Периодичность может быть одинаковой, а может и различаться, если различаются риски появления недостач в разных группах товаров. К примеру, в магазине бытовой техники риск недостач стиральных машин намного ниже, чем риск недостач бритвенных приборов. Соответственно, товары делятся на группы по степени риска, и для каждой группы устанавливается своя периодичность — один раз в месяц, в квартал, полугодие, год. Подготовка к инвентаризации. Скорость и точность проведения инвентаризации напрямую зависят от ее подготовленности. В большинстве современных магазинов весь товар имеет штрих-коды, что значительно облегчает все процедуры учета: прием товара, его отпуск в торговый зал, списание и т. д. Инвентаризация с помощью считывания штрих-кодов заменяет обычный подсчет, сокращает время и количество ошибок. Однако это не означает, что ошибок вовсе нет: случается, что какой-то товар так же, как и при обычном подсчете, будет пропущен или просканирован дважды.
В день инвентаризации и, желательно, за два-три дня до нее запрещено осуществлять какие бы то ни было перемещения товара из одного магазина сети в другой.
В случае если инвентаризация проводится в рабочее время магазина, зона, в которой сосредоточен ассортимент, изолируется от покупателей, склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента.
При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, а если инвентаризация проводится в рабочее время — и в том, что покупатели, имеющие товар проверяемого ассортимента, прошли через кассовый узел.
Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации. Начало инвентаризации. Непосредственно перед началом инвентаризации снимаются учетные остатки по проверяемому ассортименту.
Желательно, чтобы после этого не происходило никакого движения товара.
Если инвентаризация проводится в рабочее время, после снятия учетных остатков возможно выставление товара по проверяемому ассортименту (если проверяются позиции, которые обязательно должны быть в продаже), но должен вестись строгий учет того, что было выставлено дополнительно. Выставленный дополнительно товар учитывается как посчитанный. Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой), находящихся в зоне. При этом подсчет необходимо произвести дважды:
- первый сотрудник считает товар в зоне и записывает подсчитанное количество на зона-листе;
- второй пересчитывает и, если количество совпадает, он оглашает его. Если же подсчитанные количества разнятся, то пересчет проводится в третий раз и на зона-листе записывается правильное количество.
Товар подсчитывается и в торговом зале, и на складе. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.
В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар сразу поступает в продажу. Распределение работы между проверяющими. Определите количество зон для каждого сканирующего (проверяющего). Для этого необходимо количество зон разделить на число непосредственных участников инвентаризации.
Ответственный за проведение инвентаризации определяет, кто какие зоны будет сканировать. Сканирующее оборудование раздается персоналу.
Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены. В случае ручного ввода данных цифры вводятся, и ввод подтверждается нажатием специальных клавиш на компьютере. Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует просканированному количеству артикулов. Убедитесь в том, что все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно — все товарные единицы были подсчитаны только один раз.
Подтвердите итог инвентаризации. Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством. Несоответствия по возможности устраняются.
Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет покрыт весь ассортимент.
Затем составляется полная ведомость несоответствий.
Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.
Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, т. к. отдельные ошибки могут остаться неучтенными. Кроме того, персонал, зная конкретные недостачи, может сознательно устраивать пересортицу, учитывая продажи пересчитанных позиций вместо неподсчитанных утерянных. Инструкции по проведению инвентаризации. Процедура и периодичность проведения инвентаризации имеют сильные отличия в разных магазинах. Зависит это, как мы уже рассмотрели, от специфики товара, количества ассортиментных позиций, режима работы магазина и степени автоматизации учета.
Конечно, инвентаризация сама по себе не уменьшит количество недостач. Однако строгий контроль — это основа порядка, возможность выявить причины недостач и изменить ситуацию.
Некоторые магазины составляют для своих сотрудников детальные инструкции по проведению инвентаризации, в которых излагаются и этапы проведения инвентаризации, и обязанности каждого участника, и детальное описание технологии, вплоть до того, например, что делать, если на товаре нет этикетки. К такой инструкции по инвентаризации прилагаются все виды отчетов: отчет по подготовке инвентаризации (присутствует не во всех магазинах), отчет по результатам инвентаризации, отчет несоответствий. По каждому этапу и по всей инвентаризации определяются ответственные. Также регламентируются сроки проведения и принципы распределения работ в ходе инвентаризации.
Источник: Книга директора магазина под ред. Сысоевой С.
Другие статьи Новосёловой Наталии, руководителя проектов консалтинговой группы «Супер-Розница»:
НЕОБХОДИМОСТЬ В ПЛАНИРОВАНИИ КЛЮЧЕВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ РОЗНИЧНОГО МАГАЗИНА. http://www.retailclub.ru/manage/333.html
УДОБНЫЙ ДЛЯ ВСЕХ ГРАФИК РАБОТЫ ПЕРСОНАЛА СУПЕРМАРКЕТА. http://retailclub.ru/manage/286.html
|
Главная
